Ter uma boa gestão de compras é um dos pontos fundamentais para o sucesso de um negócio. E, para que este cenário seja positivo, existem alguns erros que precisam ser evitados na hora de contratar um fornecedor.

Cometer erros na seleção de fornecedores pode gerar problemas significativos para uma empresa. Um dos mais graves é a falha de abastecimento de algum produto ou suspenção de serviços, que vão impactar na sua produção.

Para que isso não aconteça, é necessário ter uma série de cuidados desde o início da relação, garantindo que a parceria seja benéfica para ambos os lados.

Nesse caso, estar por dentro de orçamentos, registros de empresas, transações de notas fiscais e pagamentos é fundamental para garantir que tudo seja entregue com eficiência, evitando contratempos e desgastes.

Acompanhe a leitura deste conteúdo e veja mais detalhes sobre a gestão de fornecedores, os principais erros cometidos pelas empresas e como evita-los.

O que é gestão de fornecedores

A gestão de fornecedores compreende um conjunto de ações destinadas a identificar, avaliar e escolher o parceiro mais adequado para fornecer produtos ou serviços a uma empresa.

Isso impacta diretamente na hora de contratar um fornecedor, nas relações com esse parceiro e no controle e monitoramento dos serviços oferecidos.

Através da gestão de fornecedores, a empresa busca controlar seus gastos, aprimorar a alocação de recursos e adquirir informações que possam ser utilizadas na tomada de decisões estratégicas.

Em outras palavras, é um procedimento essencial para elevar a lucratividade das operações e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência.

Um bom gerenciamento de fornecedores também permite à empresa analisar se a contratação ainda é vantajosa para o negócio ou se representa algum risco para sua reputação.

É válido destacar que todo esse processo de monitoramento e análise se torna muito mais fácil quando existe uma relação próxima entre a empresa e o prestador de serviços.

Leia mais em: Gestão de terceiros – o que é e por que fazer?

Os erros mais comuns na hora de contratar um fornecedor

• Avaliar apenas o preço

Um dos erros mais comum no momento da contratação é focar exclusivamente no preço. Embora o custo seja um fator importante, a escolha do fornecedor não deve ser baseada unicamente nesse critério.

Ignorar outros aspectos, como qualidade, confiabilidade e histórico do fornecedor, pode levar a problemas futuros.

Lembre-se de que, muitas vezes, contratar um fornecedor a um preço baixo, pode resultar em produtos ou serviços de baixa qualidade também, o que pode prejudicar sua empresa a longo prazo.

• Ignorar o histórico do fornecedor

Outro erro comum é negligenciar o histórico do fornecedor.

Antes de fechar um contrato, é fundamental pesquisar e analisar não só desempenhos anteriores do fornecedor, mas também seus dados e informações existentes nos órgãos reguladores.

Para isso, é importante avaliar o cumprimento de prazos, entregara de produtos ou serviços e relações comerciais com outros clientes.

Além disso, vale a pena também fazer pesquisas sobre as entregas obrigatórias daquele CNPJ, possíveis pendências com o Fisco e demais dados que sejam relevantes ao seu negócio.

Ignorar essa etapa pode resultar em escolhas inadequadas que afetarão negativamente a sua empresa.

• Não analisar a capacidade de entrega

Pegando o gancho das análises, antes de contratar um fornecedor é importante também considerar sua capacidade de entrega, já que isso é o que vai afetar diretamente a produção de um negócio.

É válido certificar-se de que o fornecedor possui os recursos necessários para atender demandas da empresa, verificando a capacidade de produção, logística e prazos de entrega.

• Não considerar outros fornecedores

Limitar-se a apenas uma escolha de fornecedor pode ser arriscado. É importante considerar múltiplas opções antes de tomar uma decisão final.

Isso não apenas ajuda a garantir melhores preços, mas também oferece flexibilidade caso surjam problemas com um fornecedor específico.

Avaliar diferentes fornecedores permitirá que você tome decisões mais informadas e escolha aquele que melhor atende às suas necessidades.

• Não alinhar processos

A falta de alinhamento de processos entre sua empresa e o fornecedor é um erro que pode levar a mal-entendidos e conflitos.

Por isso, antes de fechar um contrato, certifique-se de que ambas as partes compreendam claramente os processos envolvidos, desde a colocação do pedido até a entrega final.

Estabelecer expectativas claras ajuda a evitar problemas de comunicação e a garantir uma parceria mais eficaz.

• Não informatizar processos

Em um mundo cada vez mais digital, não informatizar os processos de contratação de fornecedores é um erro que pode custar eficiência e precisão.

Utilizar sistemas e ferramentas tecnológicas apropriadas pode simplificar a gestão e o relacionamento com fornecedores, permitindo o acompanhamento de prazos, estoques e desempenho em tempo real.

Além disso, algumas ferramentas também podem contribuir muito no momento das transações financeiras entre empresas. Principalmente para centralizar o recebimento das notas fiscais para pagamento.

Como a tecnologia te ajuda na contratação de fornecedores

Todo negócio tem suas particularidades individuais relacionadas aos processos. E não seria diferente na hora de selecionar e manter o relacionamento com fornecedores e prestadores de serviços.

Mas uma coisa que todas podem ter em comum é aquela ajudinha da tecnologia, que geralmente chega para facilitar o dia a dia das equipes operacionais.

Imagine que sua empresa está no processo de contratar um fornecedor para adquirir suprimentos essenciais, ou para executar um serviço específico.

Utilizando uma solução que tem o poder de analisar as informações de um CNPJ, você possui acesso a dados significativos sobre potenciais parceiros comerciais, permitindo uma tomada de decisão mais assertiva.

Geralmente, ferramentas como essas entregam informações complementares e atualizadas sobre o histórico de cumprimento de prazos, conformidade fiscal, histórico de litígios trabalhistas e práticas ambientais.

Em resumo, fornece à sua equipe um conjunto de informações estratégicas e confiáveis para embasar suas escolhas.

Finalizada a seleção de fornecedores, passamos por todo o processo de aprovação do pedido de compras, execução do serviço (ou entrega de produto) e, por fim, chega o momento de receber a nota para pagamento.

Nesse caso, centralizar o recebimento desses documentos é fundamental para evitar para evitar desencontro de informações, atrasos e, consequentemente, dores de cabeça.

Através de soluções que automatizam esse processo, seus parceiros podem enviar, consultar e acompanhar o pagamento das notas fiscais através de um portal único.

Além disso, você pode se comunicar diretamente com os fornecedores, enviando notificações sobre pendências, fortalecendo a comunicação e construindo uma relação de confiança.

Ou seja, você evita extravios de documentos, não perde a nota em uma caixa de e-mail e, consequentemente evita o problema de atraso no pagamento.

Em resumo, tudo isso significa menos tempo gasto, maior produtividade e melhoria na segurança e qualidade dos processos. Esses benefícios são essenciais para qualquer empresa, não é mesmo?

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