A contratação de profissionais terceirizados é uma necessidade para grande parte das empresas. E com o crescimento constante dessa estratégia, a gestão de terceiros tem sido um desafio cada dia maior.
Uma gestão descentralizada pode trazer inúmeras consequências negativas. Dentre elas, a execução insatisfatória dos serviços, entregas fora de prazo, alto custo de retrabalho e até mesmo a perda de recursos importantes.
Assim como em qualquer outra relação comercial, apenas o pagamento não é suficiente para garantir uma boa nutrição desse tipo de contrato.
Por isso, é interessante ter um controle efetivo das entregas e também um bom monitoramento de compliance – relacionado às metodologias específicas de cada negócio, sejam relacionadas a obrigações trabalhistas, ou quaisquer outras responsabilidades legais.
Neste conteúdo vamos te contar um pouco mais sobre o que é a gestão de terceiros e os benefícios de garantir a qualidade dessa prática.
Entenda a gestão de terceiros
A contratação terceiros é uma prática que sempre esteve presente nas estratégias de diferentes empresas há muito tempo.
Apesar de ser uma saída que proporciona inúmeros benefícios, essa não é a solução para todos os problemas do negócio.
Para ter resultados de qualidade, é preciso garantir o comprometimento dos prestadores e, acima de tudo, construir uma rotina de monitoramento constante, tanto das atividades realizadas, quanto do próprio cadastro do parceiro.
É extremamente importante identificar quais fornecedores estão em dia com suas responsabilidades legais, fiscais e trabalhistas. Além, é claro, de entender se o contratado segue as regras de compliance do seu negócio.
Um bom gerenciamento permite que sua empresa analise se aquela contratação ainda faz sentido para o negócio, ou se apresenta algum tipo de risco contra a própria imagem.
É através da gestão de terceiros que as empresas conseguem evitar situações como trabalho análogo a escravidão, acidentes, multas e demais penalidades fiscais. Isso contribui para que a imagem do negócio não seja manchada.
Vale ressaltar que toda essa estratégia de monitoramento e análise pode ser muito mais facilitada se o relacionamento entre a sua empresa e o prestador de serviços for próximo.
Nesse caso, vale a pena dar uma atenção especial para essa relação. Afinal de contas, a proximidade pode contribuir até mesmo para melhorar a troca daquelas informações triviais, necessárias para agilizar o fluxo de pagamento, por exemplo.
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Como um bom gerenciamento de parceiros traz ganhos ao seu negócio
Já deu pra entender que a gestão de terceiros é uma parte importantíssima na rotina de quem lida com a contratação de serviços.
Mas e na prática, quais são os benefícios de investir nessa estratégia?
- Diminuição de custos operacionais
A gestão de terceiros, quando bem estruturada, também reflete a forma com que as empresas integram suas prestadoras de serviços nos processos internos, seja em questão de prazos, cultura, exigências, etc.
Promover essa proximidade torna mais fácil o gerenciamento das entregas, reduzindo o risco de ter operações duplicadas e mitigando o risco de rescisão de contratos.
- Contratação mais organizada
Qual é a frequência de contratação de serviços da sua empresa?
Imagino que sua resposta possa ser parecida com “depende do serviço”, ou “depende das necessidades do negócio”. E isso é o que acontece na maioria das organizações.
Partindo desse princípio, uma gestão de terceiros bem estruturada permite que você defina melhor sua base de fornecedores, de acordo com o que faz sentido para o negócio.
Sendo assim, o processo de contratar novamente um serviço que já foi adquirido antes, se torna mais organizado e otimizado.
- Maior controle de riscos e garantia de compliance
É fundamental que seu negócio seja aliado de parceiros que estejam de acordo com a lei, afinal de contas, o objetivo não é trazer problemas para a companhia no futuro, certo? Certíssimo!
Os riscos e possibilidades de multas fiscais podem ser evitados com a avaliação detalhada – e periódica – dos seus fornecedores e prestadores de serviços. E esse é processo que faz parte de uma gestão estruturada.
Ou seja, você consegue identificar pontos críticos a tempo de eliminar potenciais situações perigosas para a imagem do seu negócio, garantindo mais segurança e compliance.
- Entregas de qualidade e cumprimento de metas
Quando sua empresa tem uma relação fria e distante dos parceiros, você corre o risco de ficar desabastecido de insumos, desgastar sua imagem perante os clientes e outros parceiros e até ter impactos financeiros irreversíveis.
Por outro lado, quando o relacionamento está em dia e a gestão está estruturada, é possível fazer um bom planejamento e programar as próximas compras e contratações de serviços.
Isso garante o cumprimento do prazo de serviço, contribui para que seu fluxo de pagamentos também aconteça sem atrasos e, sem dúvidas, a qualidade da entrega será muito mais satisfatória.
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5 dicas para fazer uma boa gestão de terceiros
É claro que cada negócio pode montar uma estratégia de gestão de terceiros da forma como fizer sentido para a companhia, porém, vamos abordar algumas etapas que podem ser fundamentais para atingir bons resultados.
- Identifique o que precisa ser terceirizado
Antes de mais nada, olhe para o cenário atual da empresa. Como tem sido os processos dos diferentes setores? Quais operações estão acontecendo com dificuldade, ou sequer estão acontecendo?
Se alguns movimentos importantes para o negócio não estiverem funcionando conforme a necessidade, é importante analisar as opções disponíveis.
Os processos em questão fazem parte do foco principal da empresa? Vale a pena investir em nova equipes internas que seja responsáveis por isso?
De acordo com as respostas e com a estratégia do negócio, é possível que esse seja o momento de planejar a contratação de prestadores de serviços.
- Faça uma validação completa do fornecedor
Independentemente do tipo de serviço que seu parceiro presta ao seu negócio, qualquer deslize pode trazer impactos negativos para a empresa, como autuações fiscais, trabalhistas, ou até outras penalidades.
Imagine se sua empresa levanta bandeiras de proteção ao meio ambiente, mas fecha um contrato com um prestador que vai totalmente contra essa premissa, ou sequer se importa com a causa.
Isso pode tirar toda a credibilidade do seu negócio perante os consumidores e acionistas.
É possível evitar essa situação com uma verificação cadastral bem detalhada do fornecedor.
Nesse caso, busque saber se aquele CNPJ está em dia com as obrigações fiscais e trabalhistas, qual é a reputação dele no mercado, seus compromissos socioambientais e outros pontos importantes.
Assim você evita potenciais riscos à imagem do seu negócio antes mesmo de fechar o acordo. Ou, caso já tenha selado a parceria, tem a oportunidade de revisitar esse contrato e tomar uma nova decisão.
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- Avalie o desempenho das atividades
A entrega dos resultados tem sido satisfatória? Os prazos têm sido cumpridos? As operações realizadas pelos prestadores de serviços têm sinergia com o que acontece internamente ao seu negócio?
É interessante elaborar metodologias que possam trazer essas respostas de tempos em tempos.
Seja por meio de relatórios, reuniões periódicas, formulários de avaliações, ou qualquer outro formato que funcione para o seu propósito.
O importante é saber se a estratégia de terceirização está trazendo os resultados esperados, ou se está na hora de partir para outra opção.
- Promova um bom relacionamento com os fornecedores
Desde o primeiro contato com o prestador de serviços, é necessário estabelecer uma relação que faça sentido para ambos.
Diálogos fluidos e uma relação de troca transparente geralmente tendem a facilitar todos os processos daí pra frente.
Isso ajuda muito, por exemplo, no momento em que a sua empresa precisa daquela informação crucial para processar o pagamento de uma nota fiscal.
Além, é claro, de também contribuir para que as negociações, planejamentos e prazos aconteçam sem grandes impeditivos.
- Use a tecnologia a seu favor
Já não é uma novidade que a tecnologia tem o poder de otimizar quaisquer operações, reduzindo custos e, principalmente, riscos.
E é claro que na gestão de terceiros isso não seria diferente.
Dentro de todo o conjunto de estratégias possíveis de aplicar ao bom gerenciamento de parceiros, é possível identificar uma ferramenta ou software que automatiza os processos diários.
Desde a verificação cadastral, até a troca de informações no dia a dia e o processamento das notas fiscais recebidas, o mercado está recheado de opções que podem te ajudar.
Contando com as tecnologias adequadas, seu negócio se mantém seguro e otimizado, prezando pela imagem que você e toda a sua equipe trabalharam para construir.
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Nos falamos novamente em breve. 👋
