Organize o processo e eleve seus resultados

Para garantir que os negócios tenham os resultados esperados, um dos focos principais de uma empresa precisa ser a interação assertiva com seus prestadores de serviços e demais parceiros.

Uma boa relação vem, geralmente, acompanhada de diversas facilidades no dia a dia, principalmente quando o assunto é fluxo de caixa – ou seja, contas a receber e a pagar.

Nenhum empreendedor gosta de ter prejuízos nesse sentido, não é mesmo? É por isso que uma boa gestão de contas é essencial para atingir as expectativas da empresa e evitar qualquer tipo de perdas financeiras.

Acompanhe essa leitura para entender um pouco mais sobre o processo de contas a pagar e como aprimorar essa tarefa na sua empresa.

O que são as contas a pagar

Contas a pagar, em resumo, são todas as despesas e obrigações financeiras que uma empresa assume em suas atividades.

Isso envolve o pagamento de colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores de materiais, o aluguel (ou financiamento) da empresa, o boleto da energia, da internet e tantos outros.

Porém, ao contrário do que sugere o senso comum, o setor de contas a pagar tem responsabilidades muito maiores do que somente organizar os boletos, prestar atenção na data de vencimento e realizar os pagamentos.

Para dizer o mínimo, é este departamento que ajuda uma organização a atingir suas metas planejadas de crescimento e expansão do negócio.

Afinal, somente quem tem a visão geral das despesas e dos recebíveis consegue analisá-los completamente, podendo entender a fundo o fluxo de caixa da empresa e tomar decisões estratégias e sustentáveis.

Leia mais: Antecipação de recebíveis – a tecnologia combinada ao seu fluxo de caixa

A importância de organizar o processo de contas a pagar

Para conseguir organizar as estratégias do negócio de maneira assertiva, é interessante ter uma previsão sobre os pagamentos e recebimentos futuros.

Isso é possível através de um bom acompanhamento dos processos de contas. E é claro que com uma boa estrutura das operações, a empresa garante retornos positivos, como: 

• Redução de fraudes e multas

Quando a equipe está preparada para o que pode chegar, com relação às contas, o risco de atrasar algum pagamento é muito menor.

Além disso, a possibilidade de cometer algum erro relacionado aos impostos também diminui significativamente.

Ou seja, o resultado dessa equação não poderia ser diferente: os gastos desnecessários com multas e juros são reduzidos – e podem chegar a zero, dependendo do planejamento da empresa.

• Redução de custos

Ao controlar a incidência de multas e juros, a redução já é perceptível.

Entretanto, ela fica ainda mais visível quando o bom planejamento traz mudanças inteligentes no dia a dia, como a troca de um recurso caro por outro mais acessível, o corte de verbas para ações que não fazem sentido para a estratégia da empresa e assim por diante.

• Otimização do tempo

Quando existe um controle bem definido, você não precisa se desesperar na hora de puxar um relatório e mostrar os resultados.

Naturalmente as informações estarão organizadas e disponíveis em poucos cliques, para compor a sua apresentação.

Além disso, com o fluxo de caixa estruturado, o processo de compras e contratação de serviços também fica otimizado, uma vez que a verba destinada a essas atividades já está prevista e planejada.

• Reputação no mercado.

Se a sua empresa cumpre os prazos de pagamento para fornecedores e prestadores de serviços, com certeza já existe um grande ponto de confiança pairando sobre a imagem do negócio.

Isso porque o pagamento em dia é uma das grandes dificuldades dos empreendedores hoje em dia.

Ou seja, garantindo que esse processo esteja dia, você consegue manter um bom relacionamento com os parceiros e não fica desabastecido dos recursos fundamentais.

Leia também: A importância do departamento de compras para as empresas

5 dicas para melhorar a gestão das contas a pagar

Se você chegou até aqui, é provável que tenha entendido a importância do contas a pagar para o seu negócio, certo?

Então, este é o momento de conferir as dicas de ouro que vão te ajudar a aprimorar a gestão desse processo.

• Assuma compromissos responsáveis

Antes de realizar qualquer compra, se pergunte “qual é o fluxo de caixa projetado para este período?”.

Se as respostas para essa pergunta forem favoráveis à compra, o próximo passo é já incluir esse compromisso no sistema de contas a pagar.

• Confira a existência dos impostos

Seja para a contratação de serviços, ou compra de itens, é possível existir a incidência de impostos retidos na fonte.

Sem contar que, de acordo com o estado, as alíquotas para movimentações comerciais são diferentes.

É preciso estar atento a essas questões, para não sofrer com multas indesejáveis.

• Realize pesquisa de preços

Sua empresa precisa diminuir os custos, mas não pode deixar de adquirir determinados produtos ou serviços?

É hora de pesquisar o melhor preço e encontrar aqueles que sejam compatíveis com a realidade financeira do negócio.

Verifique a possibilidade de renegociação com seus fornecedores e garanta sempre a melhor dinâmica da relação entre vocês.

• Separe seus gastos pessoais dos gastos da empresa

É comum que alguns empreendedores, no início do negócio, ou quando têm atividades menores, acabem misturando seus gastos pessoais e empresariais.

Essa prática não é aconselhável por inúmeras razões, mas, a principal delas é que você pode perder o controle daquilo que de fato faz parte das contas da empresa.

E essa falta de controle com certeza trará prejuízos inesperados e pode resultar em problemas financeiros irreversíveis.

• Conte com a tecnologia para ajudar no processo

A tecnologia, sem dúvida alguma, é uma grande aliada para o processo de contas a pagar.

Contar com uma ferramenta que te ajude a organizar e processar os documentos recebidos vai contribuir para que você mantenha seus compromissos em dia.

Através de um portal exclusivo, seus parceiros podem anexar as NFS-e e você recebe de forma centralizada e dinâmica.

E, além disso, você consegue se comunicar diretamente com o prestador, caso aconteça alguma falha no processamento.

Se você chegou aqui, com certeza conseguiu enxergar a importância de organizar o processo de contas a pagar da sua organização.

Então aproveite para compartilhar essas informações com os seus colegas de equipe!

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