e o suporte às demais áreas de um negócio

O departamento de T.I (Tecnologia da Informação), há muito tempo, já não é mais aquele que só ficava responsável por automatizar pequenas rotinas, resolver problemas de conexão e coisas do tipo.

Hoje, este é um dos setores decisivos para o sucesso de uma organização, uma vez que as soluções de T.I aceleram as operações internas, contribuindo com o desempenho dos colaboradores, analisando dados importantes influenciando diretamente nas tomadas de decisões.

Com a era da expansão digital, a interação dos profissionais com as ferramentas da tecnologia se torna crucial para a eficácia dos trabalhos. E, neste cenário, a melhor alternativa é integrar o departamento de T.I com todas as outras áreas da empresa.

Neste conteúdo você verá qual é a importância da T.I para as empresas, e como o suporte dessa área pode ser significativo para os resultados do negócio.

A importância de integrar a TI com os demais departamentos da empresa

O departamento de T.I pode, em resumo, ser definido como aquele que usa recursos da computação para organizar, compartilhar, analisar e automatizar processos, contribuindo para o gerenciamento da empresa.

Seja com softwares, plataformas, ou quaisquer outros métodos de automatização, é possível garantir mais autonomia, velocidade, eficiência e produtividade na hora de obter dados, controlar a gestão operacional, entre outros assuntos.

Mas, é claro que, para que tudo funcione como realmente deve ser, a cultura dos colaboradores precisa estar alinhada com os objetivos principais da organização. O que significa que todas as pessoas e departamentos precisam falar a mesma linguagem.

Imagine só se a área de compras não estivesse na mesma página que o setor financeiro. O que seriam dos pagamentos das mercadorias, insumos e fornecedores?

Ou, ainda, se os times de marketing e vendas não conversassem entre si. Como será que as oportunidades chegariam a se tornar clientes?

Indo mais além, você já se questionou como seria possível a gestão da empresa visualizar tudo o que acontece dentro de cada rotina dos diferentes setores? Como as estratégias seriam planejadas sem um controle efetivo?

E é aqui que o departamento de T.I mostra seu papel fundamental.

Confira alguns pontos de melhorias que podem ser proporcionados ao negócio, quando os times andam juntos.

• Maior produtividade/redução de falhas

Não é mais uma novidade que o uso de tecnologias reduz significativamente a chance de erros e falhas que podem comprometer o negócio.

A automação de tarefas pode melhorar a produtividade de uma equipe inteira, já que os colaboradores podem deixar de se preocupar com as atividades mecânicas e partir para as estratégicas.

É o departamento de T.I quem fica responsável por garantir as ferramentas necessárias para as otimizações, de acordo com as necessidades de cada área.

Além disso, também é a T.I quem consegue prever os problemas que podem impactar alguma operação, como sistemas fora do ar.

E tendo a previsão, fica muito mais fácil para os departamentos definirem quais serão as soluções de contorno a serem aplicadas nas determinadas situações.

• Padronização operacional

Quando os processos de diferentes departamentos são integrados entre si, fica muito mais fácil de atingir a padronização operacional.

Isso significa que o fluxo de trabalho flui de maneira inteligente, com cada área desempenhando o papel necessário nas etapas do processo que as compete.

E quando as atividades e resultados estão bem estruturados, ninguém precisa lidar com a dor de cabeça dos relatórios confusos, mau organizados e/ou com informações incompletas.

Isso contribui para que a gestão e os planejamentos estratégicos se tornem cada vez mais eficientes.

• Facilidade na comunicação entre pessoas e equipes

O diálogo entre os colaboradores e diferentes times é fundamental para evitar conflitos de projetos, erros, retrabalhos, ou até mesmo prejuízos quem podem impactar a organização e maneira irreversível.

A integração entre as equipes precisa ter, como premissa principal, um bom canal de comunicação.

Nem sempre é possível tratar sobre os assuntos do dia a dia pessoalmente. Principalmente quando falamos em um cenário de pós-pandemia, em que diversas empresas aderiram ao modelo de trabalho híbrido ou remoto.

Por isso, é comum que exista uma ferramenta online que facilite as ligações, mensagens e até mesmo as reuniões necessárias para definir os próximos passos de uma ação.

• Melhor uso de ferramentas e softwares

E por falar em ferramentas, nem precisamos dizer de quem é o mérito das ferramentas de comunicação e tantas outras utilizadas no dia a dia da empresa, não é mesmo?

Quando aparece qualquer problema relacionado à performance desses recursos, é a T.I quem entra em cena, para acompanhar as atividades de perto e diagnosticar as falhas.

O time também costuma ter um cronograma de atualização dos softwares, plugins, extensões, limpezas de logs e demais ações necessárias, com o objetivo de antever e prevenir qualquer impacto negativo.

Além, é claro, de recomendar as melhores práticas de uso a todos os colaboradores dar o suporte necessário sempre que é preciso.

• Integração entre soluções de gestão

Até aqui, já deu para ter uma ideia do quanto a tecnologia pode contribuir com as estratégias de um negócio, certo?

Mas isso pode ficar ainda melhor e trazer resultados muito benéficos, quando as ferramentas direcionadas à gestão de processos e projetos também se integram.

Isso acontece muito com CRMs (gestão de clientes, muito usado pelo time comercial) SRMs (gestão de recursos humanos) e ERPs (gestão financeira).

Normalmente os dados de clientes, que são cadastrados no CRM podem muito bem ser compartilhados com o pessoal do time financeiro, para facilitar a emissão de notas fiscais e cobranças, por exemplo.

Assim como os dados de colaboradores, que estão cadastrados no sistema de gestão do RH, também podem ser compartilhados com o time da contabilidade, contribuindo com a verificação das informações na hora de fechar folha de pagamentos.

E sabe quem tem a responsabilidade de providenciar que exista uma integração funcional entre esses sistemas? Sim, você pensou no departamento de T.I e acertou!

Leia também: Integração via API – O que é e como é sua inserção em sistemas de gestão

• Segurança dos dados

Muitas informações, recursos, dados e processos são compartilhados diariamente entre os departamentos de uma empresa. E para que isso aconteça de maneira inteligente e segura, a T.I também está sempre de olho nas formas de otimização.

É por isso que essa área está sempre alertando às outras quanto as recomendações de uso, regras de acesso aos diretórios de arquivos e, principalmente, sobre os locais de armazenamento de dados.

Normalmente o time de Segurança da Informação (que faz parte da T.I) é o responsável por manter em segurança qualquer tipo de dado que esteja em posse da empresa.

A razão para ter alguém com os olhares voltados especificamente para isso vem das graves consequências dos vazamentos de dados, e também das regras da LGPD – Lei que garante a proteção de informações sensíveis armazenadas pelas organizações.

Vazamentos podem comprometer seriamente a imagem da empresa no mercado, com relação à segurança. E isso, consequentemente, gera desconfiança em possíveis investidores, consumidores e até mesmo nos acionistas.

Essas consequências podem causar danos e perdas irreparáveis ao negócio, abalando, principalmente, o faturamento da organização.

Tendências de TI que merecem atenção

Para finalizar, selecionamos algumas tendências da tecnologia que estão em alta, e que valem a atenção, pois algumas delas podem estar dentro da sua organização nos próximos meses ou anos. Confira!

• Inteligência artificial

Nos últimos anos a inteligência artificial é um dos assuntos mais falados em qualquer ambiente.

E a tendência é que as empresas passem a utilizar esse recurso cada vez mais, com o objetivo de realizar tarefas sem a interferência humana, deixando os colaboradores disponíveis para atividades mais estratégicas.

Isso permite que as falhas sejam significativamente reduzidas, elevando a produtividade do trabalho e, assim, os resultados do negócio.

Um exemplo de I.A que está bem famoso, são os chatbots, que têm sido utilizados para atendimento ágil aos consumidores e usuários, contribuindo para a diminuição das filas de espera.

Ou seja, é vantagem em dobro, já que os processos internos da empresa são otimizados, enquanto a experiência do cliente se mantém positiva!

• Big data

Outra tendência que se destacou nos últimos anos foi o Big Data, representando a coleta e análise de dados de forma inteligente pelas empresas.

Com esse recurso, é possível traçar estratégias muito mais assertivas, seja no aspecto do marketing, atendimento, vendas, ou qualquer outra frente.

Além disso, também é possível identificar as melhores oportunidades de realizar alguma ação dentro do segmento de atuação em que a empresa está inserida.

Essa possibilidade existe, pois, o Big Data é uma tecnologia que traça o comportamento do consumidor, gerando insights certeiros e eliminando de vez as decisões baseadas no achismo.

• Cloud computing

O Cloud Computing é um recurso que já é utilizado em muitas empresas há algum tempo, mas que segue sendo uma tendência super relevante, por ter ligação direta com a segurança da informação.

Ele tem como grande vantagem a redução dos custos com manutenção, já que os dados de um sistema ficam armazenados em nuvem, sem a necessidade de um hardware.

Hoje em dia também já existem várias plataformas e sistemas que funcionam 100% através do clou computing. Ou seja, não é preciso instalar nada para utilizar.

Isso garante que todas as atividades sejam realizadas de maneira inteligente e segura, com menor risco de vazamento de dados.

E a segurança da informação também é um tema que vale a pena ter atenção, principalmente após o surgimento da LGPD.

• Automação de processos operacionais

Tornar a execução de processos mais ágil é uma das melhores formas de trazer mais produtividade ao seu negócio. Principalmente quando falamos das operações mais mecânicas do dia a dia.

Processar um documento fiscal para pagamento, cadastrar um novo cliente, parceiro ou colaborador, consultar um CNPJ nas instituições competentes, tudo isso são atividades que demandam bastante tempo e atenção.

Porém, também são tarefas que podem ser delegadas para a tecnologia, pelo simples fato de serem processos repetitivos.

Sabe o processo de receber as notas fiscais para pagamento, que normalmente são caóticos, pois os documentos estão perdidos em uma caixa de entrada de e-mail?

A equipe da TI pode te ajudar a buscar (ou desenvolver) uma solução que centralize esse processo, garantindo que você receba as NFS-e dos serviços tomados em um portal apropriado.

Algumas ferramentas do mercado ainda possibilitam processamento automático dos documentos, extraindo todas as informações da nota e organizando em um XML estruturado e prontinho para ser inserido no seu sistema de gestão.

Isso também garante que o pagamento aos prestadores será feito dentro do prazo.

E você já se pegou pensando em formas de otimizar a busca por informações de um potencial parceiros?

Então temos mais uma boa notícia, se você conversar com o departamento de T.I, eles com certeza te dirão que isso também é possível através dos recursos de automatização.

Hoje existem soluções responsáveis por buscar e validar as informações de um CNPJ, reduzindo os riscos de você coletar algum dado errado e ainda tornando a sua base completa e padronizada.

Com certeza já deu para entender qual é a importância de ter o departamento de T.I integrado aos outros setores de uma empresa, né?

Os benefícios são muitos e poderíamos passar horas e horas falando sobre eles. Mas vamos deixar para um próximo conteúdo.

Nos falamos em breve! 👋