O PIX revolucionou as transações bancárias. Antes dele, transferências como DOC e TED dependiam de compensação bancária e podiam levar um dia útil.

Com o novo sistema, tudo virou segundos, inclusive entre contas de instituições diferentes e sem taxas.

Só que a mesma facilidade que acelerou a rotina também abriu caminho para uma nova onda de fraudes financeiras, que cresce ano a ano. E as empresas não ficam fora dessa.

Quando não existem barreiras claras (processo, validações e política antifraude), o impacto cai direto no colo das áreas:

• Financeiro sente no caixa, em multas e na operação travada.
• Fiscal sente no risco e na escrituração errada.
• Cadastros, Supply e TI sentem no retrabalho, na falta de padrão e na insegurança do fluxo.

Aqui você vai se atualizar sobre o assunto e descobrir formas de se blindar contra esses golpes.

Quantas empresas já caíram no golpe do boleto falso e do PIX?

Entre 2023 e 2025, o valor movimentado em golpes envolvendo PIX chegou a cerca de R$ 2,7 bilhões, com aumento de 43% em relação ao período anterior.

A projeção é que até 2028 os golpes financeiros envolvendo PIX gerem prejuízo anual de até US$ 1,937 bilhão para bancos e consumidores brasileiros.

Pensando em minimizar esse cenário, o Banco Central criou em julho de 2025 o MED (Mecanismo Especial de Devolução) para ajudar no ressarcimento em casos de fraude.

Mesmo assim, as empresas podem ser um alvo fácil por alguns motivos:

• Alto volume de pagamentos.
• Processos manuais.
• Recebimento de documentos de forma descentralizada.
• Pressão por urgência (fechamento, fornecedor estratégico, operação parada).

Por isso, é importante que ao identificar que foi vítima de um golpe, entrar em contato com a sua instituição bancária, assim fazer o rastreamento do valor e possível ressarcimento. Vale ressaltar, que os critérios para que a restituição aconteça, cada banco ou financeira tem a sua própria regra para isso.

Como as empresas caem nesses golpes na prática

Na prática, muitas empresas caem quando criminosos conseguem se passar por fornecedores e enviar documentos com aparência legítima, mas com dados de pagamento alterados: conta bancária, chave PIX, QR Code ou linha digitável direcionados para “laranjas”.

Isso costuma ser potencializado por:

• Uso de dados vazados, que tornam o documento mais convincente
• Ambiente descentralizado, em que documentos circulam em múltiplas caixas de e-mail, mensagens e computadores
• Falta de padrão no lançamento, com versões diferentes do “mesmo” documento e pouca rastreabilidade

Mesmo com mecanismos de devolução como o MED, o caminho de recuperação pode ser demorado. E enquanto isso, a empresa continua operando com alto volume de dados, com risco de:

• Pagamento em duplicidade.
• Erros de escrituração.
• Conflitos internos entre áreas.
• Fragilidade de compliance e exposição a riscos (inclusive reputacionais).

Empresas que não usam automação para cadastros, captura e recebimento de documentos fiscais ficam mais vulneráveis, porque o documento “chega por fora” e entra no fluxo sem validação consistente.

O papel da gestão de dados na prevenção a fraudes

Se o golpe acontece no pagamento, o risco começa muito antes: no cadastro e na forma como os documentos fiscais entram na empresa.

Por isso, falar de prevenção a fraudes exige olhar para o fluxo completo que é do cadastro ao pagamento e não para etapas isoladas.

É exatamente nesse ponto que a automação aplicada à Governança, Risco e Compliance (GRC) faz diferença: ela tira o processo do improviso e cria barreiras consistentes contra erros e manipulações.

Por que cadastro e documentos fiscais são a primeira linha de defesa

Quando o cadastro está errado, desatualizado ou frágil, a fraude encontra espaço para acontecer. Na prática, isso significa que:

• Golpistas podem conseguir mais facilmente se passar por fornecedores reais.
• Alterações bancárias entram no sistema sem validação adequada.
• Pagamentos são direcionados para quem não deveria

Isso vale também para o recebimento de documentos fiscais. Quando eles chegam de forma descentralizada e sem validação automática, aumentam as chances de:

• Documentos falsos entrarem no fluxo.
• Inconsistências passarem despercebidas até o momento do pagamento
• Retrabalho, atrasos e riscos fiscais e financeiros

O que muda quando esse fluxo é automatizado

Ao automatizar o processo de cadastro + recebimento de documentos fiscais, a empresa cria um ambiente controlado, padronizado e rastreável. Isso envolve:

• Validação automática de CNPJ, filiais e grupo econômico
• Confirmação multicanal para alterações sensíveis, como dados bancários
• Uso de bases oficiais para validar situação cadastral e fiscal
• Validação automática da autenticidade dos documentos fiscais, com conferência junto à SEFAZ, Receita Federal e prefeituras
• Eliminação de duplicidade documentos dentro da esteira de validação, usando os diversos canais de entrada.
• Padronização do fluxo, do recebimento à escrituração.
• Histórico e rastreabilidade completa de mudanças (quem alterou, quando e o porquê).

Por que a automação reduz drasticamente o risco de golpes?

Com esse modelo, a lógica da fraude deixa de funcionar:

• Documentos falsos não passam pelas validações.
• Inconsistências aparecem antes do pagamento.
• O sistema executa verificações contínuas, sem pressão, sem urgência e sem exceções

Em outras palavras, a automação consegue verificar tudo, sempre.

Essa mesma lógica se aplica à certificação e homologação cadastral de fornecedores. Quanto menos manual o processo, menor a brecha para fraude e maior o controle sobre quem entra, permanece e recebe da empresa.

Como o Portal Olimpo reduz esse risco na prática

O Portal Olimpo existe exatamente para organizar e automatizar a jornada do cadastro ao pagamento, com governança, rastreabilidade e menos ruído entre áreas.

O que muda quando o fluxo passa por um portal estruturado:

• Cadastro e dados bancários centralizados e validados.
• documentos fiscais recebidos, conferidos e autenticados nas fontes oficiais.
• Fluxos de aprovação, segregação de funções e auditoria.
• Monitoramento contínuo de alterações, evitando possíveis suspeitas
• Rastreabilidade total, do cadastro ao pagamento

Além disso, as validações podem ser integradas ao ERP, eliminando ruído e melhorando a rotina das áreas:

• CFO / Financeiro: previsibilidade e governança
• Supply e Cadastros: controle e padrão
• TI: menos exceção, mais estabilidade
• Jurídico / Compliance: evidência, trilha e conformidade

Fraude não é só um problema financeiro

Empresas que caem em golpes de PIX e boleto falso, muitas vezes, apresentam sintomas de processos frágeis.

A segurança não está apenas no banco, mas na forma como a empresa se organiza: quando cadastro, documentos fiscais e pagamento caminham juntos, o risco diminui drasticamente.

Tecnologia não elimina risco sozinha. Mas cria ordem, clareza e tempo para decidir melhor.

Se a sua empresa quer reduzir exposição a fraudes com mais controle e menos retrabalho, vale conhecer como uma camada de GRC e automação ajuda a organizar esse fluxo do cadastro ao pagamento, como o Portal Olimpo.