Como potencializar a gestão de riscos de fornecedores?

Podemos dizer que o sucesso de uma organização está diretamente ligado ao bem‑estar de suas parcerias.

Aliás, a relação com seus parceiros de negócios começa muito antes da compra de uma determinada matéria-prima ou da contratação de um serviço.

A área de procurement é a grande responsável por fazer as engrenagens dessa parceria funcionarem da maneira mais adequada, segura e estratégica.

Afinal, uma boa cadeia de fornecimento pode trazer ganhos que vão desde vantagem competitiva até redução de custos.

Por outro lado, se os parceiros não forem escolhidos corretamente, podem gerar uma série de riscos, como prejudicar a reputação do seu negócio, perdas financeiras, problemas com qualidade e até mesmo atraso nas entregas.

É por esse motivo, que realizar parcerias com fornecedores que estejam alinhados às estratégias de procurement e, principalmente, com as de procurement 4.0 da sua organização, é vital para a saúde da sua empresa.

Para entender os impactos do procurement 4.0 e como ele te auxilia na jornada de mitigação de ameaças e fortalecimento de uniões seguras, então siga comigo!

Afinal, o que é procurement?

Ao traduzir o termo para o português, encontramos palavras como “compras” e “aquisição”, o que gera bastante confusão quando se trata do próprio setor de compras.

Porém, por mais que sejam frequentemente relacionados, não são as mesmas situações e eu já vou te explicar o porquê.

Primeiramente, a área de procurement está relacionada aos processos de aquisição de bens ou serviços de fornecedores, de forma que atenda perfeitamente às necessidades e requisitos do contratante, ou seja, da empresa que solicita e paga pelo fornecimento.

Já a parte de compras é responsável por gerar e efetuar o pedido, solicitar recibos, notas fiscais e pagamentos, ou seja, mais a parte prática da aquisição de um determinado produto e/ou serviço.

Para você entender melhor, imagine um funil que está dividido em três partes: no topo tem o procurement, no meio o departamento de compras, e no último espaço, quem realiza o follow up.

Se você pensar nessa determinada situação, verá que são etapas totalmente relacionadas. E é exatamente isso!

Qual a função do departamento de procurement?

Antes de solicitar o produto e/ou serviço, é preciso realizar um processo mais estratégico, no qual cabe uma investigação e busca dos melhores parceiros para determinada demanda, analisando informações que vão além do preço.

Vou dar um exemplo básico para você entender melhor como é importante e como isso funciona na prática. Veja só!

Se sua empresa possui grande papel na preservação do meio ambiente e luta pela causa, é necessário ter vínculo com parceiros que também estejam alinhados com essa obrigação, senão nada adianta, sua companhia estará indo na contramão de seus valores.

Logo, antes que o departamento de compras – a etapa dois no nosso triângulo – efetue o pedido, é necessário se atentar e realizar buscas mais específicas sobre as futuras alianças.

Além disso, depois que ele já está na casa, não dá para esquecer do gerenciamento de todos esses fornecedores, analisando seus comportamentos de maneira contínua.

Como sempre comento por aqui, a gestão da cadeia de fornecimento é cíclica, uma vez que o comportamento e as informações de seus parceiros podem mudar rapidamente.

Como o procurement pode ajudar na gestão de riscos?

Como falei no início do texto, a maior parte das empresas estão ligadas diretamente a uma rede de parceiros que podem produzir a matéria-prima, equipamentos, peças e, até mesmo, prestar serviço com a mão de obra.

E se for pensar assim, isso está relacionado de maneira direta com os resultados e o produto final de uma determinada companhia, certo?

Considerando isso, não dá para deixar brechas, inseguranças e dúvidas quando for selecionar uma aliança. Tudo precisa estar bem alinhado então, nada de olhar somente o preço.

Por mais que o fator monetário seja muito importante, pensar somente nessa questão pode deixar seu negócio suscetível a uma sequência de riscos.

A maturidade do parceiro conta, e muito! É preciso se atentar com à capacidade técnica dos fornecedores. Até porque os parceiros que apresentam preços mais baixos podem não conseguir entregar um serviço e/ou produto com qualidade e dentro do prazo.

Em alguns casos, mão de obra e insumos baratos, estão relacionados com condições trabalhistas duvidosas, e manter relações com parceiros que não atuam em conformidade com as leis trabalhistas é altamente prejudicial para a gestão da sua cadeia de fornecimento.

Se você quer se aprofundar e entender sobre os riscos desse tipo de aliança, então leia este conteúdo: Compliance trabalhista: como a ação de parceiros impacta o seu negócio?

Fora isso, não dá para esquecer do comportamento nas esferas ambiental e fiscal, grau de endividamento (se tiver), se possui os registros necessários e nível de envolvimento com questões ambientais e sociais.

Essas situações também devem ser consideradas, pois podem prejudicar o bolso e a confiança que as pessoas têm na sua companhia.

Por exemplo, parceiros não qualificados podem levar o seu departamento a cometer falhas nas obrigações acessórias, como emitir nota para um CNPJ com Razão Social baixada, o que é passível de multas e outras sanções legais pelo Fisco. O que não é nada legal!

Da mesma forma, se seu fornecedor atrasa consideravelmente o prazo da entrega de uma matéria-prima, a situação pode ser ainda mais drástica, ocorrendo a interrupção de suas atividades.

Afinal, sem o produto principal não tem como dar andamento na cadeia produtiva.

Uma forma de prevenir esses riscos é adotar boas estratégias de procurement, ou seja, ir além do valor e levantar todos esses pontos que são essenciais para firmar uma aliança segura e não permitir que essa integração afete a reputação da sua empresa. 

Para realizar essa estratégia de maneira eficaz e reduzir as chances de risco, é necessário efetuar uma consulta minuciosa sobre o histórico da companhia com a qual você firmará uma parceria.

Desse modo, sabendo previamente da má conduta de tal organização ou se ela não estiver alinhada aos seus princípios e valores, você evita contratos críticos antes que a bomba possa explodir do seu lado e prejudicar seu negócio.

Além disso, você consegue contratar fornecedores que podem ir além de prestar serviço ou produzir algum material, melhor dizendo, é possível firmar parcerias assertivas que vão fortalecer, ainda mais, sua empresa.

Quais os ganhos do procurement para minha empresa?

Com um processo de procurement eficiente e com as regras que uma empresa deve seguir para ser designada como um parceiro ideal bem estabelecidas, é possível contar com vários benefícios, como:

Mais segurança

Como já foi falado anteriormente, ao firmar uma parceria através desse processo, você tem mais certeza de que o prazo e outras demandas fundamentais, como qualidade, serão cumpridas e que não terá surpresas lá na frente.

Economia de custos

Os fornecedores são escolhidos de forma que atendam perfeitamente à necessidade da empresa, sendo assim, é mais difícil ter que investir novamente na hora de adquirir uma matéria-prima, por exemplo.

E, por saber que determinado parceiro cumpre as obrigações estabelecidas pelo Fisco, você não gasta seu dinheiro com multas. 

Parcerias a longo prazo

Como as alianças são firmadas de maneira segura, em que antes de fechar negócio se sabe sobre a qualidade, prazos e cumprimento de leis, a relação fica fortalecida e é possível ter uma base fixa de fornecedores, sem ter que ficar mudando toda hora.

Melhor aproveitamento do tempo

Pensa comigo, ao contar com fornecedores que trazem segurança, qualidade, bom histórico de cumprimento de SLA e estão em dia com suas obrigações, você e sua equipe não precisam ficar monitorando manualmente essas questões e nem se preocupando com as chances de surgirem imprevistos ao longo do dia.

Ou seja, seu time foca em acompanhar atividades mais estratégicas ou que realmente precisam de mais atenção.

Satisfação do cliente aumenta

Com os níveis de serviço e qualidade determinados e atendidos, não existe risco de você levar ao consumidor um produto irregular.

Em outras palavras, com uma base de fornecedores segura, sua credibilidade se amplia, o que traz, de certa maneira, mais clientes.

Vantagem competitiva

Já pensou em “utilizar” seus parceiros na hora de sair na frente da concorrência? Pois é!

Fechando negócio com as organizações ideais, você abre uma vantagem em relação a outras companhias, pois consegue focar em melhorias para ampliar mercado, por exemplo.

Além disso, a qualidade também está em dia, assim como questões fiscais e sociais.

Você também pode gostar de ler: Riscos de qualificar fornecedores apenas pelo preço

Como o procurement 4.0 se encaixa na gestão de risco?

Provavelmente, você já esbarrou por aí com o famoso “4.0”. Schwab diz que o novo modelo empresarial irá utilizar todas as tecnologias disponíveis para gerar conhecimento e produtividade.

E é claro que, em se tratando de gestão de risco de fornecedores, a transformação digital não poderia ficar de fora.

Isso porque colocar estratégias de procurement em prática de forma manual é pouco funcional, afinal demanda bastante tempo e atenção. E, seguindo a frase, “tempo é dinheiro”, os minutos são valiosos e não podemos perdê-los.

Com a tecnologia adequada, você e sua equipe conseguem focar no que realmente precisa, porque, se os dados essenciais para tomada de decisão – como histórico de cumprimento do SLA e qualidade, questões de compliance fiscal e trabalhista – possuem as determinadas certificações que o setor exige, já estão sendo verificadas pela automação.

Assim, é possível gerenciar os processos de avaliação e qualificação de parceiros com dados inteligentes e ainda garantir máxima segurança na relação com a cadeia de fornecimento.

Melhor dizendo, você tem a certeza de que seus insumos e serviços adquiridos estão sendo fornecidos por empresas que estão em dia com os principais órgãos controladores e com os valores do seu próprio negócio.

Esse panorama completo, que é gerado de forma automatizada, sobre seus futuros e até mesmo atuais parceiros permite fechar negócio com os fornecedores que fazem mais sentido para a sua empresa em menos tempo e com menos riscos.

Espero que esse conteúdo tenha sido esclarecedor para ajudar a potencializar o procurement da sua empresa, mitigando riscos com parcerias que podem não ser seguras.

Até a próxima! 😊